Hvordan fører jeg enkelt en inngående faktura fra min leverandør?

Å føre en inngående faktura fra leverandøren din starter med å registrere fakturaen som en utgift i regnskapet, kontrollere detaljene, bokføre transaksjonen med riktig debet og kredit, betale fakturaen og oppbevare den korrekt. Følg stegene nedenfor for en enkel og nøyaktig føring av fakturaen.

Slik fører du en inngående faktura

1. Mottak av faktura

• Fakturaen kan komme i papirformat, som en PDF på e-post, eller elektronisk som EHF/eFaktura. Elektroniske fakturaer kan ofte importeres direkte til økonomisystemet ditt.

2. Registrering i regnskapet

• Logg inn på regnskapssystemet og gå til «Utgifter» eller «Inngående faktura».
• Tast inn viktige opplysninger som leverandørnavn, fakturanummer, datoer, beløp inkl. mva, og tildel kostnaden en konto (f.eks. 6540 for tjenester eller 4010 for varekjøp).
• Last opp fakturaen som dokumentasjon.

3. Godkjenning

• Kontroller at fakturaen stemmer med det bestilte, både når det gjelder beløp og innhold.
• Sørg for at riktig ansvarlig godkjenner den.

4. Bokføring av fakturaen

• Posteringer kan være:

- Debet: Kostnadskonto (som arbeidstøy eller varekjøp). - Kredit: Leverandørreskontro (konto 2400).

5. Når fakturaen betales

• Bokfør betalingen:

- Debet: Leverandørreskontro (2400). - Kredit: Bankkonto (1920).

6. Arkivering av fakturaen

• Oppbevar fakturaen i minst fem år som lovpålagt. Bruk gjerne et digitalt regnskapssystem for automatisk arkivering.

Eksempel: Bokføring av inngående faktura

En faktura for 2000 kroner (inkl. 400 kroner mva) føres slik:

• Debet: 4000 (varekjøp), 1600 kroner.
• Debet: 2710 (inngående mva), 400 kroner.
• Kredit: 2400 (leverandørreskontro), 2000 kroner.

Når fakturaen betales:

• Debet: 2400 (leverandørreskontro), 2000 kroner.
• Kredit: 1920 (bank), 2000 kroner.

Tips for enklere fakturabehandling

• Automatiser prosessen med EHF for å spare tid og redusere feil.
• Oppretthold faste rutiner for godkjenning og betaling.
• Hold styr på korrekt mva-behandling.

Viktige ting å huske

Å føre en inngående faktura handler om:

• Nøyaktig registrering av utgifter og mva.
• Godkjenning og kontroll av fakturaens innhold.
• Riktig bokføring med debet og kredit.
• Tidsriktig betaling og korrekt arkivering.

Når prosessen er satt opp riktig, sparer du tid og reduserer risikoen for feil i regnskapet ditt.