En personvernerklæring må inneholde flere viktige elementer for å oppfylle kravene i personvernforordningen (GDPR). Disse elementene sikrer at virksomheten informerer brukerne på en tydelig, åpen og lett forståelig måte om hvordan deres personopplysninger behandles.

Elementer som personvernerklæringen bør inneholde

1. Identitet og kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig

Det er viktig å oppgi hvem som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene, inkludert kontaktinformasjon som navn, adresse, e-post og telefonnummer. Eksempel: "Kontakt oss på e-post: kontakt@bedrift.no eller telefon 12345678."

2. Hvilke personopplysninger som behandles

Erklæringen skal spesifisere hvilke data som samles inn, som navn, e-post, adresse, telefonnummer eller betalingsinformasjon.

3. Formålet med behandlingen

Forklar hvorfor personopplysningene behandles. For eksempel kan det være for å fullføre bestillinger, sende nyhetsbrev eller tilpassede tilbud.

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Virksomheten må oppgi hvilket juridisk grunnlag behandlingen bygger på, for eksempel samtykke eller en kontrakt.

5. Mottakere eller deling med tredjeparter

Opplys om data deles med andre, som underleverandører eller eksterne partnere, og spesifiser i hvilke tilfeller.

6. Lagringstid og sletting av opplysninger

Forklar hvor lenge data lagres og hva som skjer når denne tiden er utløpt. For eksempel: "Opplysninger lagres i opptil 12 måneder etter at kundeforholdet avsluttes."

7. Rettigheter for den registrerte

Brukerne har rett til innsyn, retting eller sletting av data, samt mulighet til å klage til Datatilsynet.

8. Informasjonssikkerhet

Beskriv hvordan dere sikrer data, som for eksempel kryptering eller tilgangskontroll.

9. Kontaktinformasjon til personvernansvarlig (hvis relevant)

Ved behov, inkluder detaljer om hvordan brukeren kan kontakte en personvernansvarlig i virksomheten.

Husk dette

• Hold språk enkelt: Unngå unødvendig kompleksitet, slik at innholdet er lett å forstå.
• Publiser tydelig: Sørg for at erklæringen er lett tilgjengelig, for eksempel på nettsiden deres.
• Unngå vage formuleringer: Vær konkret og presis angående hvilke data som behandles og hvorfor.

Med en tydelig og grundig personvernerklæring viser dere respekt for brukernes personvern og bygger tillit gjennom åpen kommunikasjon.