En prosjektplan inneholder en strukturert oversikt over hvordan et prosjekt skal gjennomføres, og den dekker mål, tidsplan, ressurser og risiko. Den er et sentralt verktøy for styring og oppfølging. Typiske elementer inkluderer:

Hoveddeler i en prosjektplan

1. Mål og formål

• Klare beskrivelser av prosjektets effektmål og resultatmål, altså hva som skal oppnås og leveres.

2. Prosjektets omfang og leveranser

• Definisjon av hva som inngår og hva som ekskluderes, gjerne konkretisert med en struktur som prosjektnedbrytningsstruktur (PNS).

3. Interessenter og organisering

• Oversikt over prosjektets hovedroller, inkludert prosjekteiere, prosjektledere og teammedlemmer, samt deres respektive ansvar.

4. Tidsplan og milepæler

• En konkret fremdriftsplan med milepæler og tidsfrister for nøkkelaktiviteter.

5. Ressurser og budsjett

• Informasjon om menneskelige ressurser, kompetansebehov, utstyr og økonomisk ramme.

6. Risiko og kvalitetssikring

• Risikoanalyse med tiltak for å redusere mulige hindringer, samt prosesser for å sikre leveransekvalitet.

7. Kommunikasjonsplan og endringshåndtering

• Rutiner for rapportering og håndtering av endringer i prosjektet.

Praktiske tips for å lage en prosjektplan

• Tilpass planen: Kompleksiteten i prosjektet bør bestemme detaljnivået.
• Bruk maler: Maler kan sikre at ingen viktige elementer utelates.
• Oppdater planen løpende: En god prosjektplan er et levende dokument.

Nøkkelpunkt

En prosjektplan bidrar til å skape en felles forståelse for hvordan prosjektet når sine mål, og gir grunnlag for effektiv styring og kontroll. Ta deg tid til å inkludere alle nødvendige elementer, og oppdater planen etter behov for å holde prosjektet på riktig kurs.