Forskjellen på kostnad og utgift ligger i tidspunktet og hva de representerer i regnskapet. En utgift oppstår når du kjøper en vare eller tjeneste, altså når du forplikter deg til å betale, uavhengig av når betalingen skjer. En kostnad derimot, oppstår når varen eller tjenesten faktisk forbrukes i virksomheten.

Hva er en utgift?

En utgift er en betalingsforpliktelse som bokføres i regnskapet idet avtalen inngås eller varen mottas.

• Eksempel: Hvis du kjøper kontorrekvisita for 5 000 kroner, har du en utgift på dette beløpet i det øyeblikket varene leveres, selv om fakturaen forfaller senere.

Hva er en kostnad?

En kostnad representerer forbruket av ressursene og knyttes til den perioden ressursene faktisk brukes.

• Eksempel: Hvis du kun bruker halvparten av kontorrekvisitaen første måned, blir 2 500 kroner ført som kostnad denne perioden – resten registreres som kostnad når det forbrukes senere.

Hvordan henger de sammen?

For å illustrere: Si at en bedrift kjøper råvarer for 10 000 kroner.

• Hele beløpet bokføres som en utgift ved innkjøpet.
• Hvis 75 % av råvarene brukes denne måneden, blir 7 500 kroner en kostnad i denne perioden, mens resten blir kostnad når det brukes senere.

Hvorfor er det viktig å forstå forskjellen?

Å skille mellom utgifter og kostnader er nødvendig for presis regnskapsføring. Utgifter viser alle innkjøp, mens kostnader hjelper deg å få et riktig bilde av hva virksomheten faktisk har brukt for å generere inntekter i en periode. Dette er essensielt for god økonomistyring og for å sikre at regnskapet speiler virkeligheten.