En prosjektplan bør inkludere alle nødvendige elementer for å styre og oppnå prosjektets mål. De viktigste delene er bakgrunn og formål, som forklarer hvorfor prosjektet gjennomføres, og målsettinger, både resultatmål og effektmål, som gir prosjektet retning. Videre inkluderer planen omfang og leveranser, som tydeliggjør hva som er innenfor og utenfor prosjektets rammer.

Hoveddeler i en prosjektplan

1. Fremdriftsplan og tidslinje En oversikt over milepæler og tidsfrister, gjerne illustrert med Gantt-diagrammer.

2. Organisering og roller Definer prosjekteier, prosjektleder og ansvarlige teammedlemmer for klarhet i ansvar.

3. Interessentanalyse Analyse av relevante interessenter og deres innflytelse.

4. Budsjett og ressursplan En oversikt over kostnader og ressurser fordelt på aktiviteter og faser.

5. Risikovurdering Identifisering av potensielle hindringer og hvordan de kan håndteres.

6. Kvalitetssikring Standarder og prosesser for kvalitet i leveranser.

7. Kommunikasjonsplan Hvordan endringer og status rapporteres til interessenter.

8. Gevinstrealisering og avslutning Evaluering av prosjektets effekt og overlevering til drift eller kunde.

Tips til prosjektplanen

• Bruk SMART-metoden for å sette tydelige mål.
• Involver nøkkelinteressenter tidlig for best mulig realistisk planlegging.
• Oppdater planen kontinuerlig for å reflektere endringer i forutsetningene.

En gjennomarbeidet prosjektplan med disse delene sikrer klare rammer og bedre forutsetninger for suksess.